13.8 C
Friday, June 21, 2024

Accepting a Freight Order-by Dara Nagra

ਫਰੇਟ ਆਰਡਰ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨਾ

It is very important for a business to receive new orders. Receiving an order brings joy and excitement to everyone in the company. It is the lifeblood of a business. It is important for a business to ensure that there is a continuous stream of incoming orders. The sales or dispatching staff needs to take a proactive approach in acquiring all relevant information about the order so that it can be fulfilled without any issue. The problems that can occur in an order are very costly. Instead of making a business grow, a problematic order can cause severe damage to the growth and reputation of the business.

In the trucking logistics industry, dispatchers need to remain focused on verifying all relevant information while taking an order from a customer. Once the order is confirmed with the customer, it becomes the order-taking company’s legal responsibility to fulfill the order according to the customer’s satisfaction. Customer satisfaction is the key. Satisfied customers not only continue placing new orders, but also refer other potential customers. Unsatisfied customers can cause much more harm than simply ceasing to place new orders. They can drag your business through financial penalties, lawsuits, criminal charges, safety violations or other liability claims. The pleasant experience of receiving an order can become the cause of severe damages that can go as far as shutting down the business. Therefore, the dispatcher needs to be fully aware of all the positive and negative outcomes an order can bring about. He or she needs to be very detail oriented while receiving orders. The following is the breakdown of the different kinds of information a dispatcher needs to verify during the order receiving process:

1.Freight and Equipment Requirements: All the relevant physical information about the freight like weight, width, length, number of skids, temperature requirements,type of tractor, type of trailer, special handling procedure (if required) needs to be asked up front before accepting the order.

2.Credibility Check: It is very important to check the credibility of the customer. If the customer has bad credit, many negative occurrences and high risk factors, then it may be better not to do business with them. If there is no surety of receiving payments, then what is the purpose of doing business with them? It is usually the responsibility of the management to perform credit checks on the customers who have credit terms with the company. The dispatcher needs to work closely with the management to ensure customers are reliable and credible to do business with.

3.Rate and Payment Terms: The dispatcher needs to know the rate and the payment terms of all the orders he accepts. In larger companies, there are dedicated salespersons that negotiate the rate and terms with customers. Smaller companies usually authorize dispatchers to negotiate rate and payment terms. What ever the case may be, these should be finalized before confirming the order.

4.Pickup and Delivery Information: The full addresses of the pickup and delivery locations, expected or scheduled times for the pickups and deliveries, routing requirements, contact person’s name and phone number, docking station number, pickup number and any safety requirement information needs to be collected during the order taking process.

5.Customs Broker Information: If the freight involves crossing international borders, customs broker information should be received from the customer in order to arrange customs clearance for the freight, including email addresses, phone and fax numbers, and hours of operation.

6.Penalties and other Terms: Any penalties for delay or other clauses should be taken into account. If the customer makes demands for penalties on such events as late arrivals or delivery, then the dispatcher or salesperson receiving the order can also negotiate extra payment charges for excess waiting time while loading or unloading, fuel surcharges, and other claimable expenses.

Once all the above information is discussed and gathered, the dispatcher needs to confirm that there is some retrievable evidence for the order in case of later disagreements or disputes. A signed purchase order (PO), or Load Confirmation Sheet should be requested and its receipt acknowledged before proceeding with the order.

ਇੱਕ ਬਿਜ਼ਨਸ ਲਈ ਨਵੇਂ ਆਰਡਰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।ਨਵਾਂ ਆਰਡਰ ਮਿਲਣ ਨਾਲ਼ ਕੰਪਨੀ ‘ਚ ਹਰ ਇੱਕ ਨੂੰ ਖੁਸ਼ੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਬਿਜ਼ਨਸ ਦੀ ਜਿੰਦ ਜਾਨ ਹੈ।ਬਿਜ਼ਨਸ ਲਈ ਇਹ ਬੜਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਆਰਡਰ ਮਿਲਦੇ ਰਹਿਣ। ਇਸ ਦੇ ਨਾਲ ਸੇਲ ਅਤੇ ਡਿਸਪੈਚ ਵਾਲਿਆਂ ਦਾ ਫਰਜ਼ ਵੀ ਬਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਪੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੈ ਸਕਣ ਤਾਂ ਕਿ ਇਸ ਦੇ ਭੁਗਤਾਨ ‘ਚ ਕੋਈ ਅੜਿਕਾ ਨਾ ਪਵੇ।ਕਿਸੇ ਆਰਡਰ ‘ਚ ਪੈਣ ਵਾਲ਼ੀ ਰੁਕਾਵਟ ਕਈ ਵਾਰ ਬਹੁਤ ਮਹਿੰਗੀ ਪੈ ਸਕਦੀ ਹੈ।ਕਿਸੇ ਆਰਡਰ ‘ਚ ਪੈਣ ਵਾਲ਼ੀ ਰੁਕਾਵਟ ਉਸ ਬਿਜ਼ਨਸ ਦੇ ਵਾਧੇ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣਨ ਦੀ ਥਾਂ ਉਸਦੇ ਅਕਸ ਨੂੰ ਬੁਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਖਰਾਬ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਕਿਸੇ ਗਾਹਕ ਤੋਂ ਆਰਡਰ ਲੈਣ ਸਮੇਂ ਟਰੱਕਿੰਗ ਲੌਗਿਸਟਿਕ ਇੰਡਸਟਰੀ ਦੇ ਡਿਸਪੈਚਰਾਂ ਨੂੰ ਸਾਰੀ ਅਤੇ ਪੂਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੈਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।ਜਦੋਂ ਇਕ ਵਾਰ ਗਾਹਕ ਤੋਂ ਆਰਡਰ ਸਬੰਧੀ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤਸੱਲੀ ਕਰ ਲਈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਆਰਡਰ ਲੈਣ ਵਾਲ਼ੀ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਉਸ ਆਰਡਰ ਨੂੰ  ਗਾਹਕ ਦੀ ਤਸੱਲੀ ਅਨੁਸਾਰ ਸਿਰੇ ਚਾੜ੍ਹਨ ਦੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜ਼ੁੰਮੇਵਾਰੀ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਜਿਹੜੇ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਤਸੱਲੀ  ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਉਹ ਅੱਗੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੋਰ ਆਰਡਰ ਹੀ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦੇ ਸਗੋਂ ਹੋਰ ਸੰਭਾਵੀ ਗਾਹਕਾਂ ਕੋਲ ਵੀ ਤੁਹਾਡੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ।ਪਰ ਜਿਹੜੈ ਗਾਹਕ ਤੁਹਾਡੇ ਕੰਮ ਤੋਂ ਖੁਸ਼ ਨਹੀਂ ਹੋਣਗੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਆਪ ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੁੜ ਆਰਡਰ ਦੇਣੇ ਨਹੀਂ ਪਰ  ਇਸ ਤੋਂ ਵੀ ਵੱਧ ਤੁਹਾਡਾ ਨੁਕਸਾਨ ਕਰਨਗੇ।ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਆ ਦੀ ਉਲੰਘਣਾ,ਵਿਤੀ ਜੁਰਮਾਨੇ ਅਤੇ ਅਪਰਾਧਿਕ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਰਗੇ ਕੇਸਾਂ ‘ਚ ਫਸਾ ਕੇ ਕੋਰਟ ਕਚਿਹਰੀਆਂ ਦੇ ਚੱਕਰਾਂ ‘ਚ ਵੀ ਫਸਾ ਦੇਣਗੇ।ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਉਹ ਖੁਸ਼ੀ ਜੋ ਆਰਡਰ ਮਿਲਣ ਨਾਲ਼ ਹੋਈ ਸੀ ਜਾਂਦੀ ਹੀ ਨਹੀਂ ਲਗਦੀ ਸਗੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਨੁਕਸਾਨ ਵੀ ਕਰਦੀ ਹੈੇ ਅਤੇ ਕਈ ਵਾਰ ਤਾਂ ਬਿਜ਼ਨਸ ਬੰਦ ਕਰਨ ਦੀ ਨੌਬਤ ਵੀ ਆ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।ਇਸ ਲਈ ਡਿਸਪੈਚਰ ਨੂੰ ਮਿਲਣ ਵਾਲ਼ੇ ਆਰਡਰ ਦੇ ਸੰਭਾਵੀ ਨਫਾ ਨੁਕਸਾਨ ਨੂੰ ਵੀ ਧਿਆਨ ‘ਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।ਇਸ ਲਈ ਆਰਡਰ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਜਾਂ ਲੈਣ ਵਾਲ਼ੀ ਨੂੰ ਆਰਡਰ ਲੈਣ ਸਮੇਂ ਪੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਲੈਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।ਜਿਹੜੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਦਾ ਆਰਡਰ ਲੈਣ ਸਮੇਂ ਡਿਸਪੈਚਰ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਉਹ ਹੇਠਾਂ ਤਰਤੀਬ ਵਾਰ ਦੇ ਰਹੇ ਹਾਂ:
1. ਫਰੇਟ ਅਤੇ ਸਮਾਨ ਸਬੰਧੀ ਲੋੜਾਂ: ਆਰਡਰ ਲੈਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਫਰੇਟ ਸਬੰਧੀ ਭਾਰ, ਚੌੜਾਈ, ਲੰਬਾਈ ਸਕਿੱਡਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ, ਟਰੈਕਟਰ ਦੀ ਕਿਸਮ, ਟਰੇਲਰ ਦੀ ਕਿਸਮ, ਹੈਂਡਲਿੰਗ ਦੇ ਢੰਗ ਤਰੀਕੇ ( ਜੇ ਲੋੜ ਹੈ ਤਾਂ) ਆਦਿ ਸਭ ਬਾਰੇ ਪਤਾ ਕਰ ਲੈਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

2.  ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਸਬੰਧੀ ਪਤਾ ਲਾਉਣਾ:
ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਇਹ ਗੱਲ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈੇ ਕਿ ਗਾਹਕ ਦੀ ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਸਬੰਧੀ ਪਤਾ ਕਰ ਲਿਆ ਜਾਵੇ। ਜੇ ਗਾਹਕ ਦਾ ਬੈਡ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਹੈ ਜਾਂ ਉਸ ਨਾਲ਼ ਕੋਈ ਮਾੜੇ ਵਾਕਿਆਤ ਜੁੜੇ ਹੋਏ ਹਨ ਜਾਂ ਉਸ ਨਾਲ਼ ਬਿਜਨਸ ਕਰਨ ‘ਚ ਕੋਈ ਹੋਰ ਖ਼ਤਰੇ ਹਨ ਤਾਂ ਭਲਾ ਇਸ ‘ਚ ਹੀ ਹੈ ਕਿ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਗਾਹਕ ਨਾਲ਼ ਬਿਜਨਸ ਨਾ ਹੀ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ।ਜੇ ਇਸ ਦਾ ਹੀ ਜ਼ਕੀਨ ਨਹੀਂ ਕਿ ਪੈਸੇ ਮਿਲਣਗੇ ਕਿ ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਉਸ ਨਾਲ਼ ਬਿਜਨਸ ਕਰਨ ਦੀ ਹੀ ਕੀ ਤੁਕ ਹੈ? ਅਸਲ ‘ਚ ਤਾਂ ਇਹ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਦੀ ਜ਼ੁੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਨਾਲ਼ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ ਦੇ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਚੈੱਕ ਕਰੇ। ਇਸ ਲਈ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਜਿਨ੍ਹਾਂ  ਗਾਹਕਾਂ ਨਾਲ ਬਿਜਨਸ ਕਰਨਾ ਹੈ ਉਹ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਵੀ ਹਨ ਕਿ ਨਹੀਂ ਡਿਸਪੈਚਰ ਅਤੇ  ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਨੂੰ ਆਪਸੀ ਤਾਲਮੇਲ ਨਾਲ਼ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

3. ਰੇਟ ਅਤੇ ਪੇਮੈਂਟ ਦੀਆ ਸ਼ਰਤਾਂ:
ਡਿਸਪਪੈਚਰ ਜਿਹੜੇ ਆਰਡਰ ਲੈਂਦਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਸਾਰਿਆਂ ਦੇ ਰੇਟ ਅਤੇ ਪੇਮੈਂਟ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਸਬੰਧੀ ਪੂਰਾ ਪਤਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਵੱਡੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ‘ਚ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਮ੍ਰਪਤ ਸੇਲਜ਼ਪਰਸਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਹੜੇ ਆਪ ਹੀ ਪੇਮੈਂਟ ਸ਼ਰਤਾਂ ਅਤੇ ਰੇਟ ਤੈਅ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਪਰ ਛੋਟੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਵਾਲ਼ੇ ਆਮ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਡਿਸਪੈਚਰਾਂ ਨੂੰ ਹੀ ਇਹ ਕੰਮ ਸੰਭਾਲ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।ਪਰ ਇਹ ਕੰਮ ਕਿਸੇ ਕੋਲ਼ ਵੀ ਹੋਵੇ ਸਾਰਾ ਕੁੱਝ ਆਰਡਰ ਪੱਕਾ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਤੈਅ ਕਰ ਲੈਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

4. ਪਿੱਕ ਅੱਪ ਅਤੇ ਡਲਿਵਰੀ ਸਬੰਧੀ ਜਾਣਕਾਰੀ:
ਆਰਡਰ ਲੈਣ ਸਮੇਂ ਪਿੱਕ ਅੱਪ ਅਤੇ ਡਲਿਵਰੀ ਦਾ ਪੂਰਾ ਅਤੇ ਠੀਕ ਪਤਾ, ਇਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਲੱਗਣ ਵਾਲ਼ਾ ਅੰਦਾਜ਼ਨ ਸਮਾਂ, ਰਸਤੇ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ, ਸੰਪਰਕ ਕਰਨ ਵਾਲ਼ੇ ਭਾਵ ਕਨਟੈਕਟ ਪਰਸਨ ਦਾ ਨਾਂਅ ਅਤੇ ਫੋਨ ਨੰਬਰ, ਡੌਕਿੰਗ ਸਟੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਪਿੱਕ ਅੱਪ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਆ ਸਬੰਧੀ ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੈਣੀ ਅਤੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।

5. ਕਸਟਮ ਬ੍ਰੋਕਰ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ:
ਜੇ ਫਰੇਟ ਅੰਤਰ ਰਾਸ਼ਟਰ ਸਰਹੱਦ ਪਾਰ ਜਾਣਾ ਹੈ ਤਾਂ ਗਾਹਕ ਤੋਂ ਕਸਟਮ ਕਲੀਰੈਂਸ ਕਰਾਉਣ ਲਈ ਕਸਟਮ ਬ੍ਰੋਕਰ ਸਬੰਧੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੈ ਲੈਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ‘ਚ ਸਾਰੇ ਫੋਨ ਨੰਬਰ, ਈ ਮੇਲ ਐਡਰੈਸ, ਫੈਕਸ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਆਪਰੇਸ਼ਨ ਦੇ ਘੰਟਿਆਂ ਸਬੰਧੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੋਵੇ।

6. ਪੈਨਲਟੀਆਂ ਅਤੇ ਹੋਰ ਸ਼ਰਤਾਂ:
ਦੇਰੀ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਪੈਣ ਵਾਲੀ ਪੈਨਲਟੀ ਅਤੇ ਹੋਰ ਸ਼ਰਤਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਧਿਆਨ ‘ਚ ਰੱਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਜੇ ਕਸਟਮਰ ਲੇਟ ਡਲਿਵਰੀ ਜਾਂ ਪਹੁੰਚ ਸਬੰਧੀ ਹਰਜਾਨੇ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਡਿਸਪੈਚਰ ਜਾਂ ਸੇਲਜ਼ਪਰਸਨ ਜਿਸ ਨੇ ਆਰਡਰ ਲਿਆ ਹੈ ਭਾਰ ਲੱਦਣ ਜਾਂ ਲਾਹੁਣ ਸਮੇਂ ਲੱਗੇ ਵਾਧੂ ਸਮੇਂ, ਵਾਧੂ ਉਡੀਕ ਸਮੇਂ, ਫਿਊਲ ਸਰਚਾਰਜ ਜਾਂ ਹੋਰ ਕਲੇਮ ਕਰਨ ਯੋਗ ਖਰਚੇ ਦੱਸ ਕੇ ਮਾਮਲਾ ਨਜਿੱਠ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਜਦੋਂ ਉਪਰ ਲਿਖੀ ਸਾਰੀ ਸੂਚਨਾ ਸਬੰਧੀ ਵਿਚਾਰ ਹੋ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਡਿਸਪੈਚਰ ਨੂੰ ਇਹ ਗੱਲ ਪੱਕੀ ਕਰ ਲੈਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਕਿ ਬਾਅਦ ‘ਚ ਕੋਈ ਝਗੜਾ ਆਦਿ ਹੋਣ ਦੀ ਸੂਰਤ ‘ਚ ਕੀ ਆਪਣੇ ਹੱਕ ਲਈ ਕਾਫੀ ਸਬੂਤ ਮੌਜੂਦ ਹਨ।ਆਰਡਰ ‘ਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਦਸਖਤਾਂ ਵਾਲਾ ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ ਭਾਵ ਪੀ. ਓ ਜਾਂ ਲੋਡ ਕਨਫਰਮੇਸ਼ਨ ਸ਼ੀਟ ਲੈ ਲੈਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।